Отчет по отпускам в 1с. Остатки дней ежегодных отпусков сотрудников. Отчет, позволяющий рассчитать остатки дней ежегодных отпусков сотрудников
Корректировка остатков отпусков прямо из отчета:
1. Умеет выводить остатки отпусков на дату.
2. Умеет отображать данные среднего заработка (создает фиктивный документ "Начисление отпуска" с соответствующим комментарием).
3. Главное - позволяет быстро корректировать остатки отпусков на любую дату, а так же удалять корректировки прямо из отчета!
Отчет будет работать в конфигурация ЗУП 2.5 и УПП 1.2 (1.3). В старых может не заработать, т.к. изменились общие модули расчета остатков отпусков.
Отчет создан для удобного ввода остатков отпусков сотрудников, которые типовым механизмом внести довольно сложно. Типовой механизм позволяет вводить остатки на конец рабочего года сотрудников, в то время как мой отчет делает это на любую дату и в более легкой форме.
Предупреждаю, что отчет не учитывает смещение рабочего года в случаях декретниц или отпусков за свой счет свыше 14 дней. Он создан, чтобы упростить корректировку уже посчитанных на дату остатков.
Чтобы выводить расчетные данные (галочка "Расчет среднего"), необходимо иметь права расчетчика, под правами кадровика работает все кроме среднего заработка. Для расчетных данных в системе создается фиктивный документ "Начисление отпуска" с комментарием "Документ для расчета компенсации отпуска", который после расчета остается лежать в системе для следующего раза.
Отчет был многократно доработан для учета множества нюансов настройки отпуска в программе.
Причины купить
Если у вас есть больше 30 сотрудников и остатки в 1С не сходятся с рассчитанными вами, вам лень высчитывать остатки на конец рабочего года каждого сотрудника и вводить их по каждому сотруднику отдельно. Обычно это бывает после переноса данных или когда не вели в 1С остатки отпусков, но хочется избавиться от Excel. Механизм разработан и опробыван на больших организациях (более 2000 сотрудников в каждой).
Достоинства
Отчет будет работать в конфигурация ЗУП 2.5 и УПП свежих релизов. В старых может не заработать, т.к. изменились общие модули расчета остатков отпусков.
Отчет создан для удобного ввода остатков отпусков сотрудников, которые типовым механизмом внести давольно сложно. Типовой механизм позволяет вводить остатки на конец рабочего года сотрудников, в то время как мой отчет делает это на любую дату и в более легкой форме. Предупреждаю, что отчет не учитывает смещение рабочего года в случаях дикретниц или отпусков за свой счет свыше 14 дней. Он создан, чтобы упростить корректировку уже посчитанных на дату остатков.
Чтобы пользоваться расчетным функционалом, необходимо иметь права расчетчика. В этом случае ставим галочку "Расчет среднего" и получаем расчетные данные из фиктивного документа "Начисление отпуска", расчитанным на эту дату.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются: — время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ; — время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста. В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. Мы видим, что существует целый ряд периодов, которые нужно вычитать из стажа работы, дающего право на ежегодный основной отпуск.
Сводный отчет по остаткам отпусков сотрудников (1с зуп2.5)
Вопрос: – К нам пришел новый сотрудник. Вписывать ли его в график? – Вписать нового сотрудника нужно в отдельное приложение к графику отпусков. При этом вы можете использовать ту же форму, что и для основного документа. Замечу, что оформлять приложение в обязательном порядке нужно только по тем работникам, которые приняты в первом полугодии.
Ведь сотрудники, оформленные на работу позже, по общему правилу получат право на отпуск только через шесть месяцев. А значит, вы их внесете в график отпусков уже на следующий год. Как оформить приказ Для приказа на отпуск есть типовая унифицированная форма № Т-6.
Этот документ готовят в кадровой службе (а если ее нет, то в бухгалтерии) на основании либо заявления работника, либо графика отпусков и после извещения работника о начале отдыха. С приказом сотрудника обязательно нужно ознакомить под подпись.
Что должен сделать кадровик в конце года?
Для наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников Приказом Росстата от 24.09.2014 № 580 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования, науки, инноваций и информационных технологий» (в ред. от 25.09.2015) утверждены несколько форм: 1. Сведения о численности и заработной плате работников (форма № 1-Т). В этом отчете необходимо отразить наименование вида экономической деятельности, среднесписочную численность работников, фонд зарплаты внешних совместителей и работников списочного состава, а также начисленные им выплаты.
Срок предоставления отчета - 20 января после отчетного периода. 2. Сведения о численности и заработной плате работников (форма № П-4).
Как планировать отпуска в «1с:зарплата и управление персоналом 8»?
Народным комиссариатом труда СССР 30.04.1930 N 169 (далее — Правила), которые в силу ч. 1 ст. 423 ТК РФ применяются в части, не противоречащей ТК РФ. Пункт 17 Правил также говорит о переносе или продлении отпуска в случае нетрудоспособности работника, а п. 18, детализируя порядок продления или перенесения отпуска, устанавливает следующие принципы: если причины, мешающие работнику уйти в отпуск, наступили до его начала, то новый срок отпуска определяется по соглашению работодателя с работником. Если же эти причины наступили во время пребывания работника в отпуске, то срок возвращения из отпуска автоматически удлиняется на соответствующее количество дней, причем работник обязан немедленно уведомить об этом работодателя.
Отчет по остаткам отпусков
Также стоит составить отчет о работе отдела персонала за год. Чаще всего руководство требует предоставить такой отчет. Но даже если организация небольшая и никаких формальных требований к отчетности не предъявляется, все же рекомендуем это сделать.
Почему бы не показать работу отдела в лучшем свете? Так, можно указать, сколько:
- кадровых операций (увольнение, прием на работу, оформление отпусков, командировок, дисциплинарных взысканий и т. д.) было сделано;
- ЛНА оформлено или доработано;
- работников подобрано (при наличии функции подбора);
- трудовых конфликтов предотвращено;
- работников обучено и т. д.
Более чем оригинальное понимание чиновниками вакантных мест. - Прим. научного редактора. Приложения № 17 и 4 соответственно. Подробнее об оформлении архива организации см.: Жижерина Ю. Ю.
И.О.работника,подразделение Видотпуска Датыначала иокончания Количестводней Основание 1 14.05.2009 67 ЕвтюшенковичИгорьЛеонидович,отдел рекламы Учебный 17.05.200931.05.2009 15 Справка -вызов N 22от10.05.2009;заявлениеот12.05.2009 2 19.05.2009 69 ИвановилоСергейИванович, АХО Ежегодный 20.05.200917.06.2009 28 Графикотпусков 3 22.05.2009 70 ЛапочкинаМаринаАлександровна,канцелярия Безсохранениязаработнойплаты 23.05.200925.05.2009 3 Заявлениеот20.05.2009 4 01.06.2009 75 Ивица Эжен,отделмаркетинга Ежегодный 02.06.200930.06.2009 28 Графикотпусков Библиография 1. Митрофанова В. В. Личная карточка Т-2. Рекомендации по заполнению [Электронный ресурс. Национальный кадровый центр]. URL: http://www. nkc. ru/ru/employers/info/54.html.
Дата обращения 15.07.2010. 2. Журавлева И. В., Анохина А. А. Все об оформлении личной карточки ф. Т-2 [Электронный ресурс «Пора на работу»]. URL: http://poranarabotu.
Внимание
Напротив, если работник берет неиспользованный остаток прошлогоднего отпуска, а сразу за ним просит часть отпуска за текущий год, то в раздел, А приказа можно добавить дополнительную строку. Также в приказе можно предусмотреть строку «Дата выхода на работу». Дело в том, что из-за праздников число дней отпуска может быть 28, а фактически работник будет отдыхать 29.
Из-за этого может возникнуть путаница. Например, отпуск сотрудника 28 календарных дней начиная со 2 июня. На период отпуска приходится один праздничный день – 12 июня. А такие дни в число дней отпуска не входят (ст. 120 ТК РФ).
И оплачивать их не нужно. Но выйти на работу сотрудник должен на день позже – во вторник 1 июля. Как заполнить записку-расчет Итак, у вас на руках приказ на отпуск. Значит, настала пора рассчитать сумму отпускных.
Кадровый отчет с видами отпусков
ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ПЛАН И ПРИКАЗ ПО ВОИНСКОМУ УЧЕТУ НА НОВЫЙ ГОД Окончание года - хороший момент, чтобы начать ведение воинского учета, если до этого момента работодатель его не вел. Если работодатель ведет воинский учет, до конца декабря следует обновить приказ о назначении лица, ответственного за его ведение, и план работы. Документы следует оформлять точно по формам, приведенным в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008, иначе военкомат может вернуть их на доработку.
В приказе необходимо указать Ф. И. О. и должность лица, ответственного за ведение воинского учета, и его заместителя. На каждом документе должно быть место для согласующей визы военкома. Приказ и план подписывают должностные лица, указанные в форме.
Добрый день. Вы правы, данный отчет строится на основании данных регистра «Заработанные права на отпуск» и требует его однозначного заполнения. В случае, если данные в нем не полные, он должен быть рассчитан. То, что рассчитываются все сотрудники при установленном отборе отчета — является безусловной ошибкой.
Что касается приложенной Вами картинки — то ошибочной она не представляется. Сотрудник принят на работу, если я правильно понимаю, 22.01.14. Соответственно, после того, как он отработал половину месяца, ему начинают начисляться 2,33 положенных дня (с 04.02.14).
Исключение составляет последний месяц первого года — так как согласно п.28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, сотрудник, проработавший у нанимателя не менее 11 месяцев, имеет право на полную годовую норму.
Хоть законодательство и не устанавливает такую обязанность, многие кадровые службы этим не пренебрегают - ведь внести какие-либо исправления легче сразу, чем по прошествии долгого времени. Кроме того, результаты кадрового аудита помогут улучшить бизнес-процесс в отделе персонала в будущем году. Особенно тщательно следует подойти к проведению кадрового аудита, если есть информация о проверках госорганов в грядущем году.
Важно
Оформлять проведение кадрового аудита официально или нет, зависит от работодателя. Например, можно оформить его проведение приказом по организации или распоряжением по отделу. Какие документы стоит проверить прежде всего? Конечно, те, на которые инспекция труда обращает внимание в первую очередь, например: 1.
Локальные нормативные акты (далее - ЛНА):
- Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
- Положение об оплате труда (ст.
Перед тем, как предоставлять документы в военкомат, не забудьте обновить справку о бронировании в местных органах власти. ОБЯЗАТЕЛЬНО: ПОДГОТОВИТЬ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ Не стоит забывать о необходимости подготовиться к сдаче документов в архив. Как правило, это надо делать после окончания делопроизводственного года, то есть в январе, но уже в декабре можно определить, какие документы нужно будет сдавать в архив.
Основным нормативным актом, регулирующим порядок оформления документов в архив, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее - Правила; Приказ Минкультуры России № 526).
Сводный отчет по остаткам отпусков сотрудников организации с детализацией по фактически использованным отпускам.
Отчет позволяет получить сводную информацию по накопленным остаткам отпусков по сотрудникам организации на любую дату. При формировании отчета используется механизм работы с внешними наборами данных СКД.
Учтена возможность использования отчета в информационных базах с ограничением доступа на уровне записей.
Учитывается возможность настройки предоставления дополнительного отпуска всем сотрудникам организации
При формировании основного запроса учитываются отборы по подразделению и сотруднику установленные в настройках отчета. Первичный запрос формируется на основании регистра сведений "Работники организаций". Открыт модуль объекта.
Начиная с релиза 2.5.52.1 в конфигурации 1С ЗУП используется новый механиз расчета остатков отпусков. Сводный отчет переработан с учетом последних изменений конфигурации. Отчет можно формировать, использую для расчета остатков как новый, так и старый механизмы. Детальная справка по сотруднику так же формуруется в зависимости от выбранного опциона - либо старого образца, либо нового.
Добавлена возможность формирования отчета в УПП (тестовый вариант). Исправлена работа с отбором. Исправлена работа с регистраторами без прав на просмотр.
Учтены изменения релиза конфигурации 2.5.57.1
учтены изменения релиза конфигурации 2.5.66.2 (в типовую конфигурацию добавлен модуль Пользователи)
Добавлена поддержка конфигурации ЗКБУ
Переработан интерфейс. Добавлена возможность формирования отчета в управляемом приложении. Добавлена возможность формирование отчета по спискам организаций и сотрудников.
Вернул возможность использования настроек компоновки отчета. На командной панели добавил кнопку снятия защиты таблицы, для возможности сохранения отчета в Excel.
Если в настройках программы установлен параметр регистрации фактических отпусков, то детализация в отчете будет до документа изменившего остатки отпусков. Для отчета не важно какой тип документа списывает фактические отпуска.
Детализация отчета до документа регистратора фактически использованных дней отпуска.
В отчете предусмотрена возможность формирования штатной справки по остаткам отпусков по текущему сотруднику. Двойной клик мыши на сотруднике вызывает диалог расшифровки с выбором формирования справки по сотруднику, либо дополнительной детализации по отчету.
Отчет изначально выводится по всем сотрудникам организации. Дополнительные ограничения можно настроить используя отборы по интересующим вас параметрам.
Для вывода только работающих сотрудников необходимо установить дополнительный отбор: например по дате увольнения.
пример включения в отчет только сотрудников оформленных по основному месту работы и по трудовому договору:
Любой работодатель обязан предоставлять своим сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск. Его размер составляет 28 календарных дней. В некоторых ситуациях длительность может увеличиваться за счет дополнительных отпусков. Они могут назначаться, например, из-за особого территориального расположения, вредности, интенсивности труда и проч.
На каждый календарный год составляется график отпусков. Его обязан соблюдать как работодатель, так и работник. Если сотруднику не предоставляется залуженный отпуск более двух лет, на предприятие могут наложить штраф. Сам ежегодный отпуск (основной) предоставляется за фактически отработанное время.
В данной статье мы рассмотрим инструкцию по просмотру остатков отпусков в 1С 3.1 ЗУП 8.3, их ввод и то, что на них влияет. Очень важно правильно отражать подобного рода данные в программе. В противном случае может возникнуть путаница и проблемы с трудовой инспекцией.
Не редко бывает, когда организация «переходит» на 1С уже в процессе своей деятельности. Сотрудники давно приняты на работу. Им положены отпуска, причем кто-то уже мог их «отгулять».
Зачастую при переходе на ЗУП 3.1 ранее учет уже велся в какой-либо информационной системе и данные не сложно перенести. Но, все же, бывают случаи, когда остатки отпусков нужно внести вручную. Для этого в 1С ЗУП служит документ «Ввод остатков отпусков».
В нашем случае Волков Марат Савельевич, который является сотрудником компании «Крон-Ц» имеет право на отпуск в размере 28 календ. дней. Фактические остатки отпусков, с учетом предоставленных указываются в нижней табличной части документа.
Отражение отпусков в программе
Теперь рассмотрим ситуацию, когда учет отпусков производится непосредственно в программе. Для оформления отпуска сотруднику воспользуйтесь одноименным документов из раздела «Кадры».
При отражении в программе отпуска зачастую нужно проанализировать предыдущие периоды. Для этого вы можете воспользоваться специальным отчетом, перейдя по гиперссылке «Как сотрудник использовал отпуск?».
Данный отчет позволяет увидеть не только периоды ранее используемых отпусков, но и количество накопленных дней.
Где посмотреть остатки отпусков в 1С ЗУП: сколько осталось дней отпуска
В разделе «Кадры» есть специальный подраздел» Кадровые отчеты». В нем вы можете найти отчеты по остаткам отпусков (полный и краткий). Их отличие заключается лишь в интерфейсе, разрезах и количестве выводимых данных.
Сформируем полную версию отчета по остаткам отпусков для Бажовой С. В., как сотрудника «Крон-Ц» на конец октября 2017 года. На рисунке ниже отражен отчет, который был сформирован до внесения в программу отпуска с 23 по 29 декабря.
В отчете видно, что с учетом дополнительного отпуска за интенсивный труд и ответственность остаток составляет 29,16 дней.
Теперь внесем в программу отпуск Бажовой С. В. И проведем его. Переформировав отчет, мы видим, что основной и как следствие общий остаток отпуска сократился ровно на 7 дней. Это именно тот период с 23 по 29 октября 2017 года, который был введен в программу.
Как видите, своевременное внесение в программу достоверной информации значительно упрощает жизнь сотрудникам кадровой службы. Не нужно производить сложных расчетов, так как программа может сделать это сама.
В данной статье рассматривается процесс актуализации информации об остатках отпусков в программе в том случае, если с момента приема работники использовали свои отпуска, но в программе эти факты не отражены должным образом. В первой части рассматривается механизм расчета остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника, если не вводились остатки. Во второй части рассматривается процесс ввода остатков отпусков прошлых лет и расчет остатков на текущую дату с учетом введенных остатков. В третьей части рассматривается отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.
Остатки отпусков открываются из Рабочего стола, закладка «Кадровый учет», кнопка «Остатки отпусков»
Рассмотрим остатки отпусков сотрудника «Шорин Виктор Андреевич», дата приема на работу – 01.06.2009, рабочий год – с 01.06 по 31.05, текущий остаток отпуска – 173 дня:
Остаток отпуска нигде в программе не хранится, а рассчитывается в момент открытия этой формы.
Данными для расчета остатка отпуска для сотрудника являются:
1. Количество дней отпуска в год
2. Данные ручного редактирования остатков отпусков прошлых лет
3. Дата приема сотрудника на работу
4. Текущая дата (или дата, указанная в поле «Дата остатка отпусков»)
Принцип расчета остатков для выделенного сотрудника отображается в разделе «Остатки отпусков прошлых лет» и меняется в зависимости от введенных данных.
Часть 1. Расчет остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника.
В нашем примере по сотруднику «Шорин» видим остаток 173 дня и принцип расчета остатка – рассчитывать, начиная с даты приема. Это значит, что программа определила количество дней отпуска в год (28 дней, по умолчанию), количество отработанных месяцев (с 01.06.2009 по текущую дату (23.07.2015) =6 лет и 2 месяца = 74 месяца; месяц считается отработанным, если в нем отработано 12 рабочих дней) и вычислила остаток по формуле:
ОстатокОтпуска = КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12
Для сотрудника «Шорин» остаток получился 172,6666666666667. Это число округляется всегда в большую сторону до 173.
Количество дней отпуска в год определяется в карточке должности сотрудника, либо задается индивидуально для сотрудника в «Остатках отпусков» по кнопке «Изменить количество дней отпуска в год»
В этой части мы выяснили, как рассчитывается остаток отпуска, начиная с даты приема. Теперь разберемся с вводом остатков отпуска.
Часть 2. Ввод остатков отпусков.
Форма ввода остатков открывается из «Остатков отпусков» по кнопке «Редактировать остаток отпуска»
В подсказке видим, что когда остатки введены, то программа будет рассчитывать остатки для всех рабочих лет, следующих за последним рабочим годом, на который заполнены остатки.
Есть 2 способа ввода остатков: простой и детальный.
Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован полностью. Т.е. вводится только остаток на последний день последнего рабочего года (в нашем примере с «Шориным» это будет 31.05.2015).
Предположим, остаток равен 14 дням. Тогда на форме указывается дата и количество дней, затем кнопка «Ок». Нажимать кнопку «Рассчитать» не нужно (если нажали – то придется повторить ввод остатков).
В результате появляется новая строка в «Остатках отпусков прошлых лет»:
А также меняется текущий остаток: теперь он равен 19 дням. Это число получается в результате следующего расчета:
Остаток = КоличествоДней + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;
КоличествоДней – это введенное нами число остатка на 31.05.2015.
ОтработаноМесяцев – начиная с даты ввода остатов по текущую дату (у нас - с 31.05.2015 по 23.07.2015).
КоличествоДнейОтпускаВГод – заданное для должности или для сотрудника (у нас – 28 дней).
У нас остаток равен 18,66666666666667. На форме он округлен до 19.
Рассмотрим детальный способ ввода остатков.
Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован не полностью. Т.е. вводится остаток по каждому рабочему году.
Предположим, что наш сотрудник «Шорин» с начала работы отгулял свой отпуск не полностью, а именно: за каждый рабочий год использовано 23 из 28 дней отпуска. Т.е. остаток на конец каждого года равен 5 дням. Заполним форму:
В результате этих действий программа суммирует остатки прошлых лет и рассчитывает текущий остаток по формуле:
Остаток = СуммаОстатковПрошлыхЛет + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;
В нашем случае остаток равен 5+5+5+5+5+5+28*2/12 = 34,66666666666667, округленно 35.
Итак, в этой части мы рассмотрели простой и детальный способы ввода остатков отпусков. В рассматриваемом примере с момента окончания последнего рабочего года (31.05.2015) и до текущей даты (23.07.2015) сотрудник не ходил в отпуск. Если это событие имело место в вашей компании, то такой факт нужно отразить в программе.
Часть 3. Отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.
Но мы рекомендуем для отражения отпуска за текущий рабочий год не использовать документ «Корректировка записей регистров», а пользоваться обычным отпуском. Проверьте в настройках параметров учета каким способом списываются фактические отпуска. Это может быть либо кадровый приказ «Отпуск организации», либо расчетный документ «Начисление отпуска»:
В нашем примере остатки уменьшаются кадровыми приказами.
Предположим, что сотрудник «Шорин» в текущем году (с 31.05.2015 по текущую дату (23.07.2015)) уже успел сходить в отпуск на 14 дней, а в программе это никак не отражено. Т.е. в остатках отпусков должен быть остаток не 35, а 21 день.
Для этого создаем документ «Отпуск организации» из меню «Кадровый учет» - «Отпуска». Заполняем, как показано на картинке.
После проведения документа смотрим остатки отпусков:
Получается 21 день, что соответствует действительному остатку отпуска на текущую дату с учетом остатков прошлых лет и использованного отпуска в текущем рабочем году.